为加强文书档案的规范化管理和提高档案查档利用效率，防城港市住房和城乡建设局根据国务院、自治区和市档案馆对文书档案的管理要求，决定对2021年文书档案进行规范化整理和对2011-2012年（存档期限为永久和30年）的文书档案进行数据化归整存档。拟选聘1家服务机构开展本次档案整理归集和数据化服务工作。现将有关事宜公告如下:
一、项目采购概况
采购项目名称：2021年文书档案整理和2011-2012年文书档案数据化服务采购。
项目基本情况：本次档案服务采购内容主要包括两类：
（一）市住建局2021年的文书档案。经统计，2021年发文6932件，需要对所有的发文档案进行整理、收集、分年度、判断归档文件(剔除无保存价值文件）、分类、装订、入盒、编排目录、装盒、完善档案盒封面、上架等；该类档案内容较多，分类比较复杂、文件背景材料不齐，划分保管期限必须准确，需要比较专业的人员操作。
（二）2011-2012年存档期限为永久和30年的文书档案数据化服务。经统计，2011和2012年存档期限为永久和30年的文书档案共2306件，估算约46120页。该类档案主要是对已经存档的文书档案进行数据化服务，档案涉及的内容比较广泛，规划图纸材料较多，图纸篇幅大。数据化服务要求较高，图文大小、格式、命名和分辨率必须要满足服务标准的要求执行，并达到市档案馆的移交标准。
合同估算价：本次2021年的文书档案整理和2011-2012年的数据化扫描整理费用预算最高控制价为6万元，总价以实际整理件数结算为准。其中文书档案整理单价最高不超过6元/件（符合存档的文件，无保存价值的文件不算费用），数据化扫描单页不超过0.6元/页，总费用包含服务价款，人工、交通、各种税费在内。
二、具体服务需求及合同期限
防城港市住房和城乡建设局要求将2021年文书档案和2011-2012年文书档案数据化服务进行分开整理归档，并要严格按照规范文书和档案管理要求，必须做到编排有序、装订整齐、目录内容一致、便于查找。
（一）2021年文书档案整理要求：按照档案相关制度和市档案馆的要求，按年份规范整理有保存价值的文件，形成档案保存。整理步骤包含：收集—分年度—判断归档文件(剔除无保存价值文件）—按机构或问题分类—划分保管期限—文件排列—装订—盖档号章及编档号—编页码—著录备份—装盒—完善档案盒封面—运输-上架；要求做到标准做到归档资料齐全、装订或粘贴规范、管理期限认定准确、分类明晰、卷内文件编号连续不缺号、目录与卷内目录一致。
（二）2011-2012年文书档案数据化服务要求：1.数字化档案格式为彩色jpeg电子文件，必须符合《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）中规定的质量标准，扫描分辨率不小于300dpi，图像命名要以档案号为基础对数字图像命名；2.照片档案整理符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50—2014）要求；3.录音、录像档案整理符合《广西壮族自治区录音录像档案归档整理规则（试行）》要求；4.实物档案整理符合《广西壮族自治区实物档案整理规则》要求；5.要编制全宗卷、组织沿革、全宗介绍等相关资料一起；6.编制必要的检索工具，以“卷”为单位的案卷目录和卷内目录二套，以“件”为单位的归档文件目录二套。
（三）合同期限。
1.2021年文书档案整理时间为1个月，即合同签订之日起计算。
2.2011-2012年文书档案数据化整理时间为6个月，即合同签订之日起计算。
三、相关要求
（一）投报人需提交以下材料：
1.档案整理服务方案（方案中需包含企业基本情况、档案整理服务详细计划、成本测算（成本需对以上两类档案进行分别测算）、档案安全保障措施、搬运上架措施、整理时限等信息）；
2.企业营业执照副本复印件；
3.企业法人身份证复印件；
4.无不良信用记录承诺书。
（二）服务机构需要具备专门的固定且不少于5人的优秀团队以保证服务时间和质量；
（三）服务机构应在防城港市住房和城乡建设局统一安排下开展档案整理服务工作；
（四）服务机构应在规定时间内完成档案整理工作，提供详细的整理清单资料并与服务要求标准一致；
（五）服务机构应严格履行档案整理安全保密原则，需提供保证实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与采购单位签订保密承诺书，档案内容不得外泄。
（六）服务机构必须严格按照采购单位所提出的归档标准操作执行。在档案的清理、整理、加工、移交过程中，必须严格遵守防城港市住房和城乡建设局相关档案管理制度，在档案的清理、整理、加工、移交的各个环节均应进行详细的登记，在电子档工作完成的同时建立起完整、规范的记录;保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的要求。
（七）服务机构须承诺在合同期限内完成业务档案整理，指派至少5名档案整理人员提供服务。
四、承接主体资格
根据采购项目的特殊性和实际工作需要，报名参选的服务机构应符合如下要求：
（一）符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条的相关规定，并应提交有效的企业法人中华人民共和国工商营业执照副本复印件或法人资格凭证。
（二）必须是合法注册登记的法人机构，具有独立法人资格。
（三）有档案整理服务经验。有为机关、企事业单位提供档案整理的工作经验5年以上，有做过本系统行业档案整理经验的最佳。项目团队包括项目负责人、工作人员在内不少于5人，确保团队成员在指定工作场所完成工作。原则上确定的人员不允许随意更换，如须更换必须经双方同意后，对替补人员做好工作对接及相关培训后方可更换。
五、确定方式及程序
（一）投报时间及形式
1.时间。2022年10月17日至2022年10月19日下午6点|18点
2.形式。本次投标采取网上或现场投标的方式，如有投报意向的，将需提交的相关材料盖章扫描发送至邮箱：fcg2880217@163.com，或递交至防城港市港口区北部湾大道136号市住建局门卫处（现场投标的材料需要密封好），投报时间之后提交的投报材料都不予受理。档案整理服务方案中成本测算不能超过6万元，凡高于6万元的，视该报名无效。
联系人：项载凤，电话： 0770—2883221。
（二）评选方式
组成评议小组，根据报送的投报材料，对档案整理服务方案按百分制综合打分，以评议总分由高到低排序，呈报防城港市住房和城乡建设局审定。
防城港市住房和城乡建设局
2022年10月17日